この記事は、Backlog Advent Calendar 2021 の13日目のエントリです。
はじめに
Backlogを社外からの問い合わせ窓口、問い合わせ管理として使っています。
フローは、まず社外の方に起票していただき、対応から解決まで更新し、クローズ連絡を受けて閉じます。
Backlogを問い合わせ管理に使ってよかったなと思うところを上げます。
- システムが回答期限のチェックをしてくれるので対応が漏れにくい
- 更新通知をslackに飛ばせるので気づきやすい
- 最新の回答が一目でわかり、過去の履歴も追いやすい
- 途中参加の方にも共有しやすい
以上より、社外の方がブロック等されずBacklogに接続できるのであれば、例えばファイルで管理するより圧倒的に運用しやすいです。
社外にBacklogを展開する際の管理しやすい設定
特別な設定ではないのですが、いくつかお勧めの設定があります。
ユーザのチーム作成
会社ごと、所属部署ごとにチームを作ると、管理がしやすいです。また、社内向けでもチームを作っておくと便利です。
チームは、「ユーザの招待」のほか「プロジェクトへの参加」にも関係しています。
ユーザの招待
ユーザを招待するには、「メールアドレス」「所属するチーム」「権限」を指定します。
所属するチームの指定には、注意してください。
デフォルトで自社のチームにチェックが入っているため、社外の方を招待する際には、このチェックを外します。
招待の方法は、以下の2パターンが考えられます。
- 招待するユーザが少なく、メールアドレスを入手している場合
- 個々に、Backlog招待の専用リンクを送ります。
- 招待するユーザが決まっていない、メールアドレスが分からない場合
- リンクを知っていれば参加できる招待リンクを、一部の方に送ります。
- この招待リンクは有効期限が設定でき、無期限にもできます。
- 無期限にして招待リンクの存在を忘れるよりは、期間を設定しておいて、例えば招待リンクが無効だったと連絡をもらったほうがいいかもしれません。
プロジェクトへの参加
問い合わせ用のプロジェクトを作成し、任意のチームを追加します。
この設定により、見るべきプロジェクトが見るべきチームに表示されます。
プロジェクトは複数あるでしょうし、これで不用意な共有は避けられます。
社内でもチーム分けしておいたほうが便利だと思った理由は、この設定によるものです。
備考
見返してみると、自分向けのメモでした。まぁこれで忘れてもヨシ！
